Kündigungsgespräche zu führen darum reißt sich niemand. Aber es gehört zu den Aufgabe einer Führungskraft. Hier finden Sie Tipps für de Kündigungsprozess und das Kündigungsgespräch.
Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen sich von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern trennen. Nur selten ist eine unzureichende Arbeitsleistung oder wiederholtes Fehlverhalten der Anlass. Viel häufiger sind Stellenstreichungen, Umstrukturierungen oder Übernahmen die Ursache für Kündigungen. In jedem Fall ist die Situation für beide Seiten unangenehm: für die Führungskraft, die die Nachricht überbringen muss, ebenso wie für den gekündigten Mitarbeiterenden.
Wichtige Elemente des Kündigungsprozess:
Die Perspektive der Führungskraft
Bei Menschen, die erfahren, dass sie ihren Arbeitsplatz verlieren, löst das unterschiedliche Gefühle aus: Fassungslosigkeit, Wut, Empörung, Trauer, Enttäuschung, Angst, Verzweiflung, Ohnmacht. Manche bringen kein Wort über die Lippen, manche fangen an zu weinen, andere schimpfen lautstark. Daher kann es auch keinen klassischen Fahrplan für ein Kündigungsgespräch geben.
Wichtig ist es, die verschiedenen Szenarien durchzuspielen. Was tue ich, wenn jemand in Tränen ausbricht? Wenn jemand rausrennt und wütend die Tür hinter sich zuschlägt? Wenn jemand fassungslos und stumm da sitzt?
Die Führungskraft sollte, der Mitarbeiterin, dem Mitarbeiter Raum geben, auf die Kündigung zu reagieren. Sie kann Mut machen und Unterstützung anbieten.
Über Perspektiven und weitere Planungen zu sprechen, ist oft in einem ersten Gespräch nicht möglich. Das Gefühl der Ohnmacht wird beim Betroffenen alles überlagern.
Gute Vorbereitung
Bereiten Sie sich als Führungskraft gut auf das Kündigungsgespräch vor. Klären Sie zunächst die juristische Seite: Um welche Art Kündigung geht es. Wird dem Mitarbeitenden Fehlverhalten vorgeworfen? Liegt der Kündigungsgrund in der Person des Mitarbeitenden oder handelt es sich um eine betriebsbedingte Kündigungen? Nach welchen Kriterien wird ausgewählt, wie wird begründet? Wann, wo und von wem wird die Entscheidung bekannt gegeben? Gibt es Abfindungen? Sind Freistellungen möglich? Sollte eine externe Outplacement-Beratung eingebunden werden?
Entscheidungen treffen
Gespräche selber führen
Das schwierigste aller Mitarbeitergespräche fordert beide Seiten. Eine abgestimmte und angemessene Wortwahl, ein Repertoire an Handlungsoptionen und eine zielführende Dramaturgie/Gliederung. Sie müssen mit überraschenden Reaktionen rechnen, mit Detailfragen, mit Momenten der Stille und Ratlosigkeit sowie Emotionen. Sie gehen mit einem besseren Gefühl in ein Kündigungsgespräch, wenn Sie alle nötigen Materialien und Informationen dabei haben.
Kündigen ist Chefsache - egal ob Chefin oder Chef. Die Aufgabe an die Personalabteilung zu delegieren, macht es für den betroffenen Mitarbeitenden nur noch schlimmer. Als direkte Führungskraft sind Sie die Vertrauensperson Ihrer Mitarbeitenden und es gehört zu Ihren Aufgaben, in allen Lagen für Ihre Mitarbeitenden da zu sein. Sie auf diesem letzten gemeinsamen Wegstück optimal zu begleiten.
Daher ist es wichtig, sich gut vorzubereiten. Der Führungskraft kommt eine wertvolle Rolle im Trennungsprozess zu: sie ist dem zu Kündigenden vertraut. Wenn es ihr gelingt den Kündigungsprozess so positiv zu gestalten, bleibt das Selbstwertgefühl der zu kündigenden Mitarbeitenden gewahrt. So wird der Verunsicherung von verbleibenden Kollegen vorgebeugt und das Unternehmen nimmt keinen Schaden.
Kündigungsgespräch planen
Stellen Sie sicher, dass diese Gespräche ohne Störungen von außen verlaufen. Versuchen Sie nicht so ein Gespräch möglichst schnell über die Bühne zu bringen. Planen Sie ausreichend Zeit ein. Smalltalk ist an dieser Stelle nicht gefragt. Kommen Sie klar und sachlich auf den Punkt. Vermeiden Sie den «Kurz-und-schmerzlos»-Ansatz. Benutzen Sie keine unverständlichen Begriffe.
Die einleitenden Sätze sollten beinhalten:
Versuchen Sie sich in Ihr Gegenüber hineinzuversetzen. "Was würde ich in dieser Situation brauchen?" Mitfühlend bedeutet nicht mitleidend – auch wenn Sie die aktuelle Lage des Betroffenen nachfühlen können. Vermeiden Sie typische Sätze wie "Ich weiss, wie Sie sich jetzt fühlen.", "Das wird schon wieder, Sie werden sehen.", "Kopf hoch!".
Wenn Sie es sehr bedauern, dass Sie den Mitarbeitenden verlieren, können Sie dies aufrichtig zum Ausdruck bringen. "Ich schätze Sie und Ihr Engagement sehr und bedaure es, einen wertvollen Mitarbeiter wie Sie zu verlieren."
Das Kündigungsgespräch
so könnten Sie das Gespräch eröffnen:
bei betriebsbedingter Entlassung:
1. Aktuelle Situation/Lage: „Sie haben unsere schwierige Lage in den letzten (Wochen, Monaten, Tagen…) miterlebt. Um das Überleben der Firma zu ermöglichen, müssen wir leider Entlassungen aussprechen.“
Kündigungsbotschaft: „Es tut mir sehr leid, dass die aktuelle Situation (Begründung ) Ihre Entlassung erfordert, auch wenn ich Sie als Mitarbeitenden sehr schätze.“
aufgrund von schlechter Leistung oder Verhalten:
Bei Kündigungen wegen unzureichender Leistung beginnt und verläuft ein Gespräch anders. Es gibt eine längere, dokumentierte Vorgeschichte, die im Gespräch berücksichtigt werden sollte.
1. Aktuelle Situation/Lage:„Ich möchte heute mit Ihnen gern an unser letztes Gespräch vom (Datum) anknüpfen. Dabei haben wir über (Ziele, Ihre Leistungen, Ihr Verhalten – hier konkreten Punkt nennen) gesprochen und (Vereinbarung nennen) vereinbart."
Kündigungsbotschaft: „Leider haben wir seither keine positive Veränderung in der Zusammenarbeit beobachtet und ich sehe Ihre Stärken eher in anderen Bereichen (Begründung ). Deshalb haben wir beschlossen, die Zusammenarbeit zu beenden.“
Ohne eine gute Dokumentation wird das Kündigungsgespräch nicht zum Ziel führen, dann bleibt nur der Aufhebungsvertrag.
Antworten vorbereiten
Sie kennen Ihre Mannschaft gut, welche vorhersehbaren Fragen könnte es geben? Bereiten Sie entsprechenden Antworten vor, so können Sie im entscheidenden Moment sicher reagieren und Auskunft geben.
Bereiten Sie sich auf die Frage vor: „Warum ich?" Bei einer Sozialauswahl können Sie sich auf die rechtliche Lage berufen. Lassen Sie sich auf keine Diskussion über die Auswahlkriterien ein. Sonst diskutieren Sie über die Kündigung selbst
Wenn Fertigkeiten oder Leistungsunterschiede entscheiden, müssen Sie beim Begründen viel Fingerspitzengefühl beweisen: einerseits um den zu kündigenden Mitarbeiter nicht zu verletzen, andererseits, damit die Kündigung nicht juristisch anfechtbar wird.
Prüfen Sie bei personen- und verhaltensbedingten Kündigungen genau, ob die Dokumentation wasserdicht ist.
Reaktionen auf die Kündigung
Schock:
Tränen und Schock sind natürliche Reaktionen, mit denen Führungskräfte umgehen können müssen. Es ist wichtig, dass Sie diesen Gefühlen Raum geben und sie nicht zu unterbinden. Sollte die Reaktion intensiver und tränenreicher sein, lassen Sie die Person allein indem Sie den Raum verlassen. Halten Sie gemeinsam den ersten Schock aus.
Sobald Ihr Gegenüber sich emotional wieder beruhigt hat, vergewissern Sie sich, ob der Mitarbeitende das Gespräch weiter fortsetzen möchte. Ansonsten klären Sie Details zu einem späteren Zeitpunkt. Überfordern Sie Ihr Gegenüber nicht indem Sie wichtige Informationen „abladen“
Gefasst:
Es kann Ihnen passieren, dass jemand sehr gefasst und vermeintlich entspannt mit einer Kündigungsbotschaft umgeht. Das kann bei absehbaren Kündigungen oder wenn die betroffene Person bereits selbst innerlich gekündigt hat, passieren. Um sicherzugehen, dass hier keine Schockstarre vorliegt, fragen Sie beim Gegenüber nach, was angekommen ist und ob alle Informationen richtig verstanden wurden. Danach besprechen Sie gemeinsam die nächsten Schritte und treffen Vereinbarungen.
Betteln/Verhandeln:
Jemand möchte eine finale Entscheidung trotz klarer Botschaft nicht anerkennen oder nicht wahrhaben. Führen Sie keine zermürbende Diskussion, sondern vermitteln Sie dem Betroffenen , dass Sie nach Alternativen gesucht haben, jedoch keine stimmige Möglichkeit finden konnten.
Bleiben Sie sachlich, aber geben Sie klar zu verstehen, dass es keine Alternative gibt. In dieser Situation kann das Angebot, bei der Neuorientierung zu unterstützen, helfen. Das sollten Sie allerdings vorher geklärt haben, um später nicht zurückrudern zu müssen.
Wut:
Wut ist eine natürliche Reaktion, wenn eine Kündigung als ungerecht empfundenen. Wenn Sie sich im Vorfeld darüber bewusst sind, ist es leichter ruhig zu bleiben. Lassen Sie sich nicht provozieren, aber zeigen Sie Verständnis. Aussagen wie "Jetzt beruhigen Sie sich wieder!" führen meistens genau zum Gegenteil. Schenken Sie z. B. ein Glas Wasser ein und reichen sie es Ihrem Gegenüber. Mit dem Satz "Ich sehe, dass Sie diese Nachricht sehr mitnimmt." erkennen Sie den Gefühlszustand der Person an. Das reicht oft schon aus, um ein Aufschaukeln der Gefühle zu verhindern. Statt zu beschwichtigen, zeigen Sie Verständnis..
Je nachdem wie der oder die Gekündigte auch die Nachricht reagiert, sollten Sie warten, bis der andere sich gefasst hat und wieder zuhören kann. Wenn Ihr Gegenüber völlig aufgelöst ist, vertagen Sie sich. Besprechen Sie die Einzelheiten zu einem späteren Zeitpunkt. Lassen Sie den Mitarbeiter, die Mitarbeiterin nach Hause gehen.
Nächste Schritte klären & an das Team denken
Nachdem die Kündigung geklärt ist, treffen Sie gemeinsam Vereinbarungen für die konkreten nächsten Schritte.
Das Kündigungsgespräch hat eine sehr zentrale Bedeutung. Die innere Haltung, mit der die gekündigte Person den Raum verlässt, wirkt sich auf die Belegschaft und unter Umständen auch auf das Unternehmen aus. Je nachdem, was anschließend über die Kündigung berichtet wird. Daher ist ein positiver Gesprächsabschluss wichtig. Zeigen Sie Verständnis, bieten Sie Unterstützung an.
Denken Sie auch an die verbleibenden Mitarbeiter. Erläutern Sie ihnen die Zukunftsplanung und die künftige Aufgabenverteilung, um ihnen neue Perspektiven zu bieten. Ansonsten brodelt die Gerüchteküche und vergiftet das Arbeitsklima. Das kann auch zu ungewünschten Kündigungen führen
Fazit
Wer in einem festen Arbeitsverhältnis ist, rechnet nicht mit dem Verlust des Arbeitsplatzes. Selbst wenn das Unternehmen in einer Krise steckt, bleibt die Kündigung ein Gedankenspiel. Das ändert sich im Kündigungsgespräch von einem Moment zum anderen. Eine Kündigung erschüttert jeden Beschäftigten. Egal, wie der Trennungsprozess verläuft und wie hoch die Abfindung ist: Das Selbstwertgefühl ist auf dem Tiefpunkt, die eigenen Fähigkeiten werden bezweifelt und die ungewisse Zukunft macht Angst.
Bieten Sie dem Gekündigten Hilfen beim Aufbau einer neuen beruflichen Perspektive an - unter anderem Unterstützung durch eine externe Outplacement-Beratung. Schalten Sie die Berater möglichst frühzeitig ein, damit er Ihnen auch als Puffer bei Konflikten dienen kann.
Wie erging es Ihnen im Kündigungsgespräch?
Wie haben Sie sich gefühlt?